予約システムを選ぶ時、見落とすと悔やむことになる重要ポイント

実際に使ってみて、どんな問題が想定できるか?

どんな落とし穴が隠されているか?

ポイントを見ていきましょう!

ポイント1 お店の運営に合わせた設定ができること

自動的に予約を取るシステムは、予約の変更やキャンセルも簡単にできてしまうため、設定と管理がきちんとできていないと思わぬところに予約が入ってしまうことがあります。

例えばどんな設定が考えられるかを次の ①~⑤にまとめました。

ここは十分に確認されることをお薦めします。

1)予約できる回数と時期の制限

お客様が予約をするとき、操作を間違って、たくさんの予約を入れてしまう。そんなことも考えらます。その度にお店はスタッフの時間を確保して不必要な対応をすることになります。例えば一定期間内(1ヶ月など)の予約回数を制限したり、予約は何時間前まで受付可能などという設定ができれば安心です。

2)予約を変更・キャンセルする場合の制限

これも1)と同じように、変更やキャンセルについてもお店が許容できる範囲があるはずです。

自動的に処理できる気安さから、お客様が無節操に変更などすることがないように制限ができるシステムだと安心です。

3)予約を重ねて取れるかどうか?その場合の設定や制限は?

たかが予約と思うかも知れませんが、お客様は、操作がわからない、難しいという理由だけで去ってしまう場合があります。

例えば、お客様がスマホから予約する時、何度も予約検索をしなければ空いている日時が出てこない。こんな時、お客様は他のお店に流れていってしますのです。 これは実際によくあることなので、注意すべきポイントです。

4)同時受付の設定や制限ができるかどうか?

お店には最大受付けられる客数があります。また、メニューによっては特殊な機械や設備を使うため、同時に受付けられないものもあるでしょう。それがしっかり設定できるかどうかはとても重要です。

システムが自動的に計算して、メニューによってはブロックすべき時間帯は表示しないということができれば安心です。

5)スタッフごとに設定や制限ができるかどうか?

スタッフによって施術できるメニューと対応時間が異なります。また、スタッフのシフトを管理している場合は、シフトが入れられないと予約と正確にマッチング出来ません。これは最低限の設定ですが、意外と出来ない予約システムも多いのです。

ポイント2 予約データの一元管理がどこまでできるか?

お店の予約は、日々電話、ネット、ホットペッパービューティーなど色々なところから入ってきます。これらすべての予約がしっかり一元管理しなければ、大きなミスにつながります。この作業は日々行うものですからできるだけ簡単であってほしいものです。

特にスタッフが電話で予約受付する時、手動入力の手間が軽減され、入力ミスすることなくスムーズに登録できることが重要です。

ところがこれができないシステムが意外に多いのが現状です。

ホットペッパービューティーからの予約が、自動で予約システムに反映されます機能があるかないかは重要なポイントです。

ポイント3 お客様の操作性が簡単かどうか?

たかが予約と思うかも知れませんが、お客様は、操作がわからない、難しいという理由だけで去ってしまう場合があります。

例えば、お客様がスマホから予約する時、何度も予約検索をしなければ空いている日時が出てこない。こんな時、お客様は他のお店に流れていってしますのです。 これは実際によくあることなので、注意すべきポイントです。

ポイント4 価格と契約期間にデメリットはないか?

安さは魅力ですが、「安かろう悪かろう」では意味がありません。注意して選んでください。また、契約期間についても注意が必要です。美容業界では機材のリース契約が、一般的です。ところが、システムをリース契約してしまうのは、リスク大なのです。

なぜなら、システムは機材と違って日々進化するものだからです。契約期間が残っているからという理由で、より良いシステムに乗り換えられないのは大きなデメリットです。長くても2年、できれば1年単位で更新する契約形態・価格のものをお薦めします。予約システムを検討するとき表面的なことだけに捉われず、費用対効果を考えたシステム選びをオススメします。

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